Бизнес-ассистент

Чем предстоит заниматься:

• Поддержка 2-3 руководителей и управление приоритетами;
• Ведение календарей, подготовка руководителей к встречам;
• Координация рабочего дня руководителей с учетом срочности, контекста и изменяющихся бизнес-приоритетов;
• Контроль входящего потока запросов, писем и поручений, первичная фильтрация и маршрутизация;
• Организация внутренних и внешних встреч “под ключ”;
• Ведение списка поручений и follow-up по итогам встреч, контроль исполнения административных и организационных договоренностей;
• Подготовка, оформление, вычитка и согласование документов, проверка на полноту, корректность формулировок, логику, структуру, даты, версии, приложения и маршрут согласования;
• Работа с конфиденциальными документами и информацией руководителей с соблюдением высокого уровня аккуратности и этики;
• Организация командировок “под ключ, координация с travel-провайдерами и внутренними функциями для обеспечения качества сервиса;
• Подготовка и своевременная сдача авансовых отчетов, координация закрытия расходов и сопроводительных документов;
• Поддержка административных процессов функции корпоративной поддержки;
• Работа в рамках единой модели ассистентской поддержки и соблюдение общих стандартов работы;
• Соблюдение agreed ways of working, процессной и административной дисциплины;
• Участие во внедрении, поддержании и улучшении процессов ассистентской функции.

Мы ожидаем:

• Опыт работы ассистентом руководителя / Business Assistant с руководителями senior-уровня;
• Опыт одновременной поддержки двух руководителей будет преимуществом;
• Уверенные навыки поддержки руководителей по календарям, встречам, командировкам, расходам, документообороту и сопровождению поручений;
• Навык ведения поручений, follow-up и контроля сроков по задачам руководителя;
• Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint, Yandex 360, корпоративной почтой и календарями;
• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку;
• Высокий уровень самоорганизации, аккуратности, ответственности и внимания к деталям;
• Умение работать в режиме многозадачности, быстро переключаться и сохранять качество в условиях меняющихся приоритетов;
• Высокий уровень конфиденциальности, профессиональной этики и корректности в работе с чувствительной информацией;
• Готовность работать по единым стандартам, шаблонам и agreed ways of working внутри ассистентской функции;
• Умение вести задачи, материалы и статусы прозрачно, с учетом handover и backup-поддержки;
• Тактичность, дипломатичность, сервисность и зрелость во взаимодействии с руководителями и внутренними стейкхолдерами;
• Готовность работать в условиях изменений процессов и участвовать в развитии ассистентской функции.

Мы предлагаем:

• ДМС со стоматологией, телемедициной и программой поддержки ментального здоровья;
• Страхование жизни;
• Ежемесячные промокоды на Lamoda: два по 25%, два по 15% и в день рождения — 40%;
• Программа привилегий и скидок от BestBenefits;
• До 15 дней больничного в год оплачиваем в размере 100% от действующего оклада;
• Бесплатные юридические консультации;
• Дополнительные выходные в случае важных событий;
• Яркие мероприятия и много неформального общения.

Развитие для каждого:

• Опытный наставник для каждого новичка;
• Обучение и участие во внешних конференциях;
• Помогаем развивать личный бренд, выступать на конференциях и писать статьи;
• Performance Review дважды в год, чтобы развиваться системно;
• Проводим митапы и demo-дни для обмена знаниями;
• Погружаем в fashion и каждый сезон знакомим с модными трендами.